注文の受付から登録後の確認まで
受注処理の手間を減らすには？注文の登録・変更・確認を見直す
注文メールを見ながら販売管理システムへ入力したり、FAXやPDFの注文内容を確認したりする作業は、流れの一部を見直せる場合があります。商品名をコードに置き換え、数量や単位を確認し、変更・取消や処理済みかどうかまで管理する「注文1件の状態」を扱います。
注文の受付後に発生する作業
受注処理では、登録後の管理も続きます
内容を読み取るだけでなく、注文が新規か変更かを判断し、処理状況を追う工程までが受注業務です。
- 作業の例 01
注文メールを受けて受注登録
顧客・商品・数量を確かめ、注文内容を販売管理システムへ登録する。
- 作業の例 02
PDF・FAX注文書から登録
注文番号や商品コードなど、必要な項目を確認して入力する。
- 作業の例 03
注文変更の反映
数量・商品・納期の変更依頼を、該当する既存注文と結び付ける。
- 作業の例 04
キャンセル処理
注文番号などで対象を特定し、取消内容と処理状況を記録する。
- 作業の例 05
処理状況の記録
未処理・確認中・登録済みを区別し、対応漏れを見つけやすくする。
その他の受注関連作業
ここにない作業でも、同じ確認や入力を繰り返している場合は見直せることがあります。
受注処理の流れはどう変わる？
Before：注文ごとに確認・入力
- 注文受信
- 内容確認
- 顧客確認
- 商品・コード確認
- 数量・単位確認
- システム入力
- 登録内容確認
- 処理済み管理
After：識別と例外確認を先に整理
- 注文受信
- 必要情報を整理
- 重複・変更候補を確認
- 登録内容の下書き
- 例外だけ人が確認
- システム反映
- 処理状態を記録
販売管理システムへ直接反映できるかは環境によります。難しい場合は、入力内容の準備や確認までを整え、担当者が登録する形も考えられます。
このページで扱う固有の判断
新規注文・変更・取消を同じように扱わないことが大切です
メールを読むこと以上に、「どの注文に対する処理か」を特定することが重要です。再送を新しい注文として登録すると二重計上につながるため、種類ごとに扱いを分けます。
新規注文
新しい注文として登録し、顧客・商品・数量などの項目を確認します。
変更
注文番号や顧客・商品情報を手がかりに、変更対象の既存注文を探します。
取消
新規登録と取り違えず、対象注文の取消として状態を更新します。
再送
同じ内容が再び届いた可能性を確認し、二重登録を避ける判断を残します。
識別情報と手順が決まっている
こんな受注業務は自動化を検討しやすい
注文の見分け方と入力ルールが決まっているほど、確認や登録の一部を整えやすくなります。
- 注文番号や顧客コードで対象を識別できる
- 商品コードと商品名の対応が決まっている
- 入力項目や登録手順がほぼ一定
- 変更・取消の連絡と処理ルールが整理されている
- 同じ確認・登録が一定件数発生する
確定前に人が確認する点
判断が必要な注文は確認を残します
商品や数量を特定できない場合、納期・在庫を確約できない場合は担当者が確認してから登録します。
- 商品名だけでは商品を特定できない
- 数量と箱・本・セットなどの単位が曖昧
- 納期や在庫をその場で確約できない
- 数量変更が大きい、または注文番号がない
この作業、自動化できる？
今の業務の流れをお聞かせいただければ、自動化できる可能性や現実的な方法を検討します。まだ方法が決まっていなくても大丈夫です。
大きなシステム導入を検討する場合は、活用できる補助金があるか確認できます。 補助金を見る →