社内外で毎日発生するメール処理を見直す

毎日のメール処理は自動化できる？

社内外から届くメールを読み、分類したり、添付ファイルを確認したり、内容を転記したりする作業は、減らせる場合があります。メールとExcel・PDF・業務システムの間で人が繰り返している処理も見直せます。

受信から整理・転記までのメール処理

メールの受け取り後に繰り返す作業

メール処理の自動化は、受信箱の分類だけでなく、添付の確認、定型メールの作成、Excelや業務システムへの転記なども対象になる場合があります。顧客からの問い合わせに限らず、日々の社内外のメール業務を見直せます。

受信量や処理手順を確認

メールの分類ルールや転記先が決まっていると、毎日のメール処理を見直しやすくなります。

判断や確認に時間がかかるメールも

分類に迷うメールや、添付の内容によって処理が変わる場合は、人が確認してから振り分ける方法が適しています。誤った送信につながらないよう、返信文も送信前に確認できます。

受信後の社内業務の例

受信箱を確認 → 対象メールを探す → 添付を保存 → 内容を読む → Excel・システムへ入力 → 必要なら定型返信

メールを受信 → 対象を判定 → 添付を保存 → 必要項目を抽出 → Excel・システムへ反映 → 必要なものだけ人が確認

ここでは受信後の分類・保存・社内転記を扱います。顧客からの問い合わせへの回答内容や返信品質の改善は、問い合わせ対応のページで紹介しています。問い合わせ対応の例

今ある環境を活かす

新しい仕組みにすべて置き換えなくても、現在使っているメールやExcel、業務システムを活かし、分類・添付確認・定型メール作成などを見直せる場合があります。注文メールなどからExcelへ入力し直す作業については、Excelへの転記作業の例でも紹介しています。

定型的な部分を手伝わせつつ、送信前や判断が必要な内容は人が最終確認するなど、業務に合わせた進め方も考えられます。すべてをAIに任せる必要はありません。

今の業務の流れをお聞かせいただければ、自動化できる可能性や現実的な方法を検討します。まだ方法が決まっていなくても大丈夫です。

大きなシステム導入を検討する場合は、活用できる補助金があるか確認できます。補助金を見る →