毎日の入力・転記作業を見直す
転記作業を自動化するには？Excel・PDF・メールの手入力を減らす
メール、PDF、別のExcel、業務システムなどを見ながら、同じ情報をExcelへ入力している作業は、自動化できる場合があります。 Excelへの入力だけでなく、別のサービスやシステムとの間に人が入って行う転記作業も見直しの対象です。
身近なデータ入力の例
こんな転記作業はありませんか？
Excel自体の操作だけでなく、別の場所にある情報を見て入力し直す手作業も、Excel業務効率化の見直しポイントです。
- 転記の例 01
注文メール → Excel
- 転記の例 02
PDF・請求書 → Excel
- 転記の例 03
別のExcel → 管理表
- 転記の例 04
業務システム → Excel
- 転記の例 05
CSV → Excelへの整理
- 転記の例 06
Excelで集計した結果 → 別システムへ再入力
まずは日々の作業を確認
こんな転記作業は自動化しやすい
入力の流れや項目がある程度決まっていると、Excel自動入力やデータ入力の自動化を検討しやすくなります。
- 毎日・毎週発生する
- 入力項目がある程度決まっている
- コピー＆ペーストが多い
- 同じ情報を複数の場所へ入力している
- 人が目で確認して転記している
無理に自動化しない選択も
こんな場合は人の確認を残した方がいい
入力元の書式が変わったときや、金額・取引先の判断が必要なときは、結果を人が確認する流れを残します。自動入力の後に確認する方法もあります。
- 入力元の書式や項目が毎回大きく違う
- 内容を見て担当者が個別に判断している
- 金額など、間違いの影響が大きい項目を扱う
毎日の入力をどう変えるか
メールからExcelへ転記する流れの例
Before
メールを確認 → 内容を読む → Excelを開く → 項目を探す → 手入力 → 入力を確認
After
メールを受信 → 必要項目を抽出 → Excelへ反映 → 例外だけ人が確認
CSVの集約や、業務システムからExcel・Excelから別システムへの入力も、項目と手順が決まっていれば見直せる場合があります。
今ある環境を活かす
今のシステムを変えなくてもできる場合があります
新しい大規模システムに入れ替えなくても、今使っているメールやExcel、業務システムを活かしながら、その間にある転記作業だけを減らせる場合があります。まずは、どこからどこへ同じ情報を入力しているかを整理してみましょう。
大規模なITサービスの導入を検討する場合は、補助制度を利用できる可能性もあります。制度の概要はデジタル化・AI導入補助金の案内で確認できます。
注文メールからExcelの受注表へ転記する例
以下は作業を整理するための想定例です。導入実績や効果を示すものではありません。
例えば、注文メールの取引先・商品名・数量・希望日を、決まったExcelの列へ入力する作業です。まず各項目と入力先の列を対応させ、取引先や商品名の表記ゆれを整理します。読み取れない数量や未登録の商品は確認対象にし、同じ注文を二重登録しないように注文番号を照合します。確認済みの行だけ管理表へ反映する流れを検討できます。
自動化する前に確認したいこと
- 入力元と入力先：メール・PDF・CSVのどの項目を、どのシート・列へ入れるか。
- 発生頻度と時間：1日何件あり、入力・照合・修正にそれぞれ何分かかるか。
- 例外：空欄、表記ゆれ、重複、読み取れない文字を誰が確認するか。
- 反映方法：既存の数式や書式を残し、追記・上書きのどちらにするか。
よくある質問
転記作業とは何ですか？
メールや紙、PDF、Excel、業務システムにある情報を、別の表やシステムへ写す作業です。単なるコピーだけでなく、必要な項目を探す、形式をそろえる、入力後に照合する工程も含めて見直します。
Excelの関数やPower Queryだけでも減らせますか？
入力元が表形式のExcelやCSVで、列の対応が決まっていれば、関数やPower Queryで集約できる場合があります。まず既存のExcelで解決できる範囲を確認します。画像PDFや自由文のメールは、文字の読み取りや項目抽出を別に検討します。
PDFからの転記をすべて自動にできますか？
文字を選択できるPDFと、スキャンした画像PDFでは処理が異なります。画像が不鮮明な場合や書式が違う場合は誤読や欠落が起こり得るため、金額・日付などの確認を残し、読み取れないものを人へ戻す流れが必要です。
転記作業を減らせるか相談する
今の業務の流れをお聞かせいただければ、自動化できる可能性や現実的な方法を検討します。まだ方法が決まっていなくても大丈夫です。
入力元と入力先、1日のおおよその件数、困っている点をお知らせください。最初のご相談では、顧客名などの個人情報や実際の取引データを送る必要はありません。
大きなシステム導入を検討する場合は、活用できる補助金があるか確認できます。 補助金を見る →