予約の確認・連絡・登録を見直す
予約・日程調整の手間は自動化できる？
空き時間を確認し、候補日時を連絡し、相手の返信を確認して予定を登録するような繰り返し作業は、自動化できる場合があります。予約システムを新しく導入するだけでなく、今のメールやカレンダーなどの間にある手作業も見直せます。
日程が決まるまでの手作業を見直す
候補日の作成、返信待ち、再調整、予定登録、案内メールまでを分けて考えると、今の運用に残す部分と省力化する部分を選びやすくなります。
Before：返信を見ながら手で調整
- 依頼を受け取る
- カレンダーで空き時間を探す
- 候補日時をメールで送る
- 返信を確認し、必要なら再調整する
- 予定を登録して案内を送る
After：候補提示と登録を簡略化
- 依頼内容を受け付ける
- 空き時間から候補を用意する
- 相手が候補を選ぶ
- 予定を登録して確認通知を送る
- 変更などの例外だけ人が対応する
身近な予約・日程調整の例
予定が決まるまでに、こんな作業をしていませんか？
メール、カレンダー、予約フォーム、Excel、業務システムの間で、人が空き時間を確かめたり、内容を転記したり、連絡したりする作業も改善の対象になる場合があります。
- 作業の例 01
カレンダー
空き時間を確認する
- 作業の例 02
候補日時
相手へ案内する
- 作業の例 03
相手からの返信
日時を確定する
- 作業の例 04
確定した予定
カレンダーへ登録する
- 作業の例 05
予約内容
Excelや業務システムへ記録する
- 作業の例 06
予約の前後
案内メールを送る
予約の流れやルールを確認
こんな予約・日程調整は自動化を検討しやすい
繰り返す連絡や決まった登録手順がある場合、日程調整の業務効率化につながる方法を考えやすくなります。
- 同じ流れの日程調整を何度もしている
- 空き時間の確認ルールが決まっている
- 定型的な案内メールを送っている
- 予約内容を別の場所へ再入力している
- 変更やキャンセル時の対応手順が決まっている
すべての予定が同じ流れとは限らない
自動化しにくい場合もあります
相手や状況によって細かな調整が必要なときは、人が確認して進める方が適している場合があります。
- 複数の担当者や設備の条件を同時に調整する
- 相手の事情に合わせて候補日を個別に決める
- 変更・キャンセル時に例外判断が多い
人の判断を残して一部から
予約システムを入れなくても減らせる作業があります
今のメールやカレンダーを使い続けながら、空き時間の確認、候補日時の作成、定型メール、カレンダー登録、リマインド、変更内容の記録などから一部を省力化できます。たとえば候補作成だけを補助し、相手への連絡や例外時の調整は人が行う運用も考えられます。
今ある環境を活かす
今のメールやカレンダーを活かせる場合があります
現在使っているメール、カレンダー、予約フォーム、Excel、業務システムなどを大きく入れ替えず、その間の確認・連絡・転記だけを減らせる場合があります。メールでの日程調整が多い場合はメール処理の見直し、予約内容をExcelに記録している場合はExcelへの転記作業も参考になります。特定のカレンダーサービスを利用していることが前提ではありません。
この作業、自動化できる？
今の業務の流れをお聞かせいただければ、自動化できる可能性や現実的な方法を検討します。まだ方法が決まっていなくても大丈夫です。
大きなシステム導入を検討する場合は、活用できる補助金があるか確認できます。 補助金を見る →